bezbarieri/Ръководства/Excel

Въведение

Ръководството за работа с Excel се отнася за Microsoft Office 2016, под Windows 10, за потребители с нарушено зрение ползващи екранен четец Jaws 18. MS EXCEL е специализирана приложна програма, която създава големи, многофункционални електронни таблици. В тях се въвеждат и обработват масиви от данни. С въведените данни може да се извършват автоматично изчисления по зададени формули и функции, да се съставят списъци, данните в които да се сортират, филтрират или да се представят графично в диаграми и да се изпълняват други приложни офис задачи. Приложението MS Excel се стартира след отваряне на някой Excel файл. Съвет: преди да се запознаете с ръководството, : първо отворете някой попълнен с данни Excel файл или създайте нов, така ще имате възможност да тествате описаните операции. Заедно при изтегляне на ръководството в папката има готов файл с въведени данни за упражнения.
Създаване на нов Excel файл. Първи начин: Ако имате пряк път на Excel в Работният плот, директно с кликване върху иконата се създава нов Работен лист на Microsoft Excel и на екрана се показва празната електронна таблица. Втори начин: Създайте нова или отворете някоя папка в която да съхраните новият Excel файл. Когато е празна папката или няма маркирани файлове, в контекстното меню се намира Sub меню „Създай“, което съдържа опции за създаване на нови елементи. Активирайте контекстното меню с клавиша Application. От падащият списък потърсете със стрелка нагоре „Създай“, натиснете дясна стрелка. Със стрелка надолу по разгърнат списък ще намерите опцията за създаване на нов работен лист на Excel. Трети начин: Когато на екрана има отворен Excel файл, с бърз клавиш Ctrl+N се създава нов празен работен лист. Забележка: Програмата му дава служебното име Книга 1, след затваряне и запис може да изберете име и място за съхраняване на новият файл. Разширението след името на файла във версия 2016 на Excel е xlsx и се въвежда автоматично след създаване и преименуване на файла. За да работите с данни в електронната таблица , първо трябва да ги въведете в клетките на работния лист. След това може да настроите данните, така че да са видими и да се показват точно по начина, по който искате, както на екрана така и след отпечатване. Всички команди и настройки ще намерите в табовете на Ribbon menu. За да направите по-достъпно и лесно придвижването със стрелките в менюто, задайте от настройките на Jaws, ползване на виртуалното Ribbon menu. Също така в процеса на работа е по-добре да използвате опциите на контекстното меню. Друга възможност за потребителят ползващ екранен четец и клавиатура, са наличните бързи клавиши с команди за въвеждане, редактиране и форматиране на данни.

Изглед на прозореца на работният лист на Microsoft Excel
Изгледът на прозореца има стандартен вид. В най-горната заглавна лента, наречена Title List е показано името на файла и програмата, която го е отворила. Натискайки Insert+T, в случаят следва да чуете Microsoft Excel, името на файла и числото на работният лист фокусиран в момента на екрана. Под заглавката е хоризонталната лента с Ribbon меню , а под него стоят двете полета на адрес бара. В първото адресно поле се изписва адреса на клетката върху която е фокусиран курсора. В следващото поле е показано съдържанието на клетката което може да бъде както данни така и формула. Когато има формула тя се вижда само в адрес бара а в клетката на самата таблица е отразен само резултата. Ако искате да проверите или от там да редактирате съдържанието на клетката е необходимо да се фокусирате в полето на адрес бара. Тъй като с клавишите не може да се достигне и да се прочете информацията от адрес бара, режима се превключва на Jaws курсор и чрез стрелките може да го намерите . Полетата на адрес бара са от типаedit, и в тях може да се пише тоест директно да се редактира. Промяната на данните в тези edit полета води до промяна и в съответната клетка на таблицата. Също така, когато се попълват данни в клетката, това се отразява в адрес бара. Пояснявам това, защото всичко което се върш в Excel се върти около адреса на клетката. Ако сте забравили къде се намира фокуса в даден момент, комбинацията Insert+ C, съобщава адреса на клетката. По-голямата средна част на екрана се заема от електронната таблица. В долният край на екрана се намира хоризонталната лента на състоянието. С бърз клавиш F6 може да се придвижва фокуса между трите основни панела на прозореца, а имено Ribbon Menu, Работен лист и Лента на състоянието. Новосъздаденият Excel файл съдържа три работни листове с таблици, разположени един под друг, като на екрана се вижда само първият лист. Те са визуализирани в лентата на състоянието. До тях се достига и преминаваот един в друг с бързите клавиши Ctrl+Page Up и Ctrl+Page Down. Ctrl+Shift+S отваря списъка с работните листове и от там със стрелките също се придвижвате. Към всеки файл може да се вмъкнат допълнителни листи или да се премахнат излишните. Работните листове имат служебни имена Лист 1, лист 2 и т.н., те може да се преименуват. Това става от меню Рибън, след това подменю клетки и от Формат намирате опцията преименуване на лист.
Електронната таблица е Основният инструмент на програмата EXCEL. Какво трябва да знаем за изгледа на електронната таблица? Таблицата съдържа мрежа от клетки разположени в редове и колони. Добре е да знаете, че на английски клетка е Cell, ред е Row,а колона е Column. Таблицата има внушителни размери, вертикално една колона съдържа над 1 милион клетки, а по широчина на ред – над 500 броя. Колоните са обозначени с буквите от английската азбука, а редовете се обозначават с арабски цифри. Азбучната поредност на буквите определя позицията на клетките по вертикалните колони, а цифрите – по хоризонталните редове. Всяка клетка има адрес, който се определя от пресечната точка на дадена колона с ред, като в координатна система. Адреса на клетката се състои от два знака, включващ буквата на колоната и цифрата на съответният ред. Тъй като един ред съдържа над 500 колони след изчерпване на буквите от азбуката, обозначаването на колоните продължава с по два и три поредни знака. Например след края на азбуката следват клетки с адреси AA, AB,Ac и т.н.след това BB, BC,BD И Т.Н.крайната клетка от редовете на таблицата е със заглавна колона от три букви XFD. Insert+Shift+C казва заглавието на реда, а Insert+Shift+R казва заглавието на колоните. Клетките имат виртуални граници, мрежата от техните ограничаващи линии се виждат само на екрана. Стандартните им размери са ширина 8,11 и височина 14,44. Размерите могат да се променят автоматично според съдържанието или ръчно от потребителя. Изгледът на границите на клетките, както визуално, така и след отпечатване също може да се променя. Когато редактирате дадена таблица и в границите с данни се налага въвеждане на нова информация, може да вмъкнете клетка, колона или ред. Това не променя общият брой на клетки, колони и редове в таблицата, просто размества местата им от друг празен регион.

Редактиране (въвеждане на данни в клетките)

След отваряне на нов Excel файл фокуса застава на първата клетка от таблицата A1. Придвижете се със стрелките до някоя клетка и въведете от клавиатурата текст или цифрови данни. Ако желаете да продължите въвеждането на нов ред, без да излизате от клетката, натиснете Alt+Enter. Преминавайки със стрелка в друга клетка автоматично се запаметяват въведените данни в предходната клетка. Фокуса застава в следващата клетка, а предходната се затваря за редактиране. Придвижване надясно по реда става с Tab или стрелка надясно, обратно със стрелка наляво или Shift+Tab. Движение надолу по колоната става с Enter или стрелка надолу, обратно със стрелка нагоре. Стъпвайки върху дадена клетка, чувате нейното съдържание и адрес. Когато застанете върху попълнена клетка и въведете нови данни, предходното съдържание автоматично се изтрива и клетката приема новата информация. Ако усетите, че сте сгрешили, за да не изгубите старата информация веднага натиснете Escape,, преди да преминете в друга клетка. С бутоните delete и бакспейс се изтрива цялото съдържание на клетката. Ако желаете да редактирате въведените в някоя клетка данни без да изтриете цялото съдържание,позиционирайте се върху нея и натиснете клавиш F2. С F2 се включва режим за редактиране. Отваря се текстово поле за последващо редактиране на съдържанието в клетката, чувате Edit, курсора застава по подразбиране в края на реда . Така може да набирате и редактирате съдържанието по правилата познати от работата с текстовият редактор Word. След приключване натиснете Enter, промените се записват, а фокуса слиза в долната клетка.

Придвижване в таблицата

Комбинацията Ctrl+Home води до първата клетка A1 от електронната таблица. Движение по региони. За регион от таблицата, се счита група от клетки с въведени данни граничеща с друга група празни клетки. Комбинацията Ctrl + стрелки наляво или надясно прескача хоризонтално по редовете, от клетка с данни до последната клетка с данни в региона или от празна клетка до последната празна клетка. Ctrl + стрелки надолу или нагоре прескача вертикално по колоните, от клетка с данни до последната клетка с данни в региона или от празна клетка до последната празна клетка. Съвет: Въвеждайте информацията в клетките по региони, като оставяте празен ред или колона между отделните сектори, така бързо ще се придвижвате със Ctrl и стрелките в голям масив от данни. Когато фокуса попадне в началната клетка на даден регион за ориентация ще чуете Start of New data Region и адреса на клетката,обратно когато фокуса е в крайната клетка на даден регион ще чуете Edge of Current region. Page up или page down движат екран по екран нагоре, надолу по редовете.
Клавиш F5 активира опцията отиване на. отваря се диалогов прозорец Отиване на, фокуса застава на текстово поле, чувате препратка edit. Въвеждате адрес на клетка до която желаете да отидете и натискате Enter. Като въведете и други адреси в диалоговият прозорец Отиване на, те ще се запаметят в списък, от който може да избирате със стрелките коя клетка да посетите.

Маркиране(селектиране)

Със Shift + стрелка надясно се маркира клетката върху която е фокуса плюс съседната дясна клетка на същият ред. Shift+стрелка наляво, маркира клетката върху която сте застанали плюс предходната . Със Shift + стрелка надолу или нагоре се маркира фокусираната клетка заедно с долната или съответно горната клетка от колоната. Обърнете внимание, с първата стъпка се маркират две клетки, тази върху която е фокуса плюс съседната. След това, при задържан Shift, Всяка следваща стъпка със стрелката разширява маркираният ред или колона, клетка по клетка, а в обратна посока ги размаркирва. Селектиране на цял сектор от таблицата се получава, когато задържите Shift и натискате, примерно дясна стрелка няколкократно. след това при задържан Shift сменяте посоката от хоризонтално направление по вертикала, със стрелка надолу. Маркираната зона ще се разширява прогресивно във вид на правоъгълник. Shift+Ctrl+стрелка надясно /наляво маркира целият ред от обособен регион с данни, Shift+Ctrl+ стрелки нагоре/надолу маркира колона от региона с данни. F5 активира функцията Отиди на, от тук също може да селектирате множество от клетки. В полето препратки въвеждате начална клетка, след това знака мдвуеточие и крайната клетка. Потвърждавате с Enter и зададеният диапазон се маркира. Знака двуеточие в Excel посочва избор на поредни клетки, от – до. Знака точка и запетая поставен между адресите означава избор на различни клетки,т.е.може да посочите и друга клетка извън последователният низ. . Клавишната комбинация шифт + спейс маркира целият ред, чувате Entire Row(цял ред). Бърз клавиш Insert+Shift + стрелка надолу, дава информация за маркираният регион, чувате : Selected Range, адресите и съдържанието на първата и последна клетка.

Вмъкване на клетки, колони, редове и лист.
Когато редактирате дадена таблица и в границите с данни се налага въвеждане на нова информация, може да вмъкнете клетка, колона или ред. Това не променя общият брой на клетки, колони и редове в таблицата, просто размества местата им от друг празен регион. Това може да стане от Ribbon менюто, както и от контекстното меню, разликата е, че през контекстното няма опция за вмъкване на работен лист. Вмъкване на елементи чрез опциите на Ribbon Menu.
1. Фокусирайте със стрелките зоната на таблицата за вмъкване, като имате предвид, че клетки може да се вмъкват надясно и надолу, редове само надолу, а колони от дясно.
2. Активирайте с Alt Ribbon меню. 3. От таб Начало със стрелките надолу потърсете клетки sub меню и го отворете със стрелка надясно. 4. Попадате на Split бутон Вмъкване на клетки кликнете с Enter.
5. Отваря се списък с опции за вмъкване на клетки, редове, колони и работен лист.
Активирана всяка опция отваря диалогов прозорец , от който с радио бутони може да изберете позицията на вмъкнатия елемент и след това да потвърдите с бутона OK. Ако желаете да вмъкнете повече от един елемент, Маркирайте предварително толкова броя, колкото е нужно и тогава активирайте командата за вмъкване.

Копиране,изрязване, поставяне

В Excel са валидни стандартните команди, Copy Ctrl+C,Cut - Ctrl+X и Paste Ctrl+V. С бързи клавиши може да се копират данни от съседни клетки. Ctrl+D копира съдържанието от дадена клетка в съседната под нея клетка, в същата колона. Заставайки върху клетка командата Ctrl + D копира в нея данните от горна клетка, ако маркирате следващи клетки от колоната данните ще се въведат във всички тях. Ctrl+ R копира съдържанието в съседна клетка отдясно по реда.
Запълване с еднакви данни на клетки от колона или ред. 1.Въведете в клетка данни, които искате да копирате в други клетки от колона или ред, излезте от нея и отново се върнете. Маркирайте клетките в които искате да копирате данните. Може да избирате във всички посоки - надясно, наляво, нагоре или надолу.
2.Отворете с Alt менюто раздел Начало. Със стрелка намерете подменю Редактиране. Дайте стрелка Надясно и след това надолу потърсете Запълване Button и щракнете върху него. Отваря се падащ списък с опции. 3.От списъка може да изберете запълване надолу, нагоре наляво или надясно. Има бързи клавиши за запълване на множество клетки. Команда „Запълни по колони с комбинацията CTRL + D, копира клетка и поставя съдържанието в избрана съседна или повече селектирани клетки. Забележка: не пропускайте първо да се фокусирате върху клетката с данни, след това продължете да селектирате празните следващи клетки, в които желаете да се копира съдържанието. Командата „Запълни по редове“ с комбинацията CTRL + R, копира съдържанието на една клетка и го поставя в избрана една или повече клетки вдясно от нея.
Бързо номериране в Excel
Ако имате таблица с много дълъг списък, който трябва да се номерира по редове или колони, като се въведат числа през определен интервал, това може да стане по следният начин:
1.Въведете в първата клетка началната цифра, например 1, излезте от нея и отново се върнете.
2.Отворете с Alt менюто раздел Начало. Със стрелка намерете подменю Редактиране. Дайте стрелка Надясно и след това надолу потърсете Запълване Button и щракнете върху него. Отваря се падащ списък с опции.
3.От списъка изберете Серия и потвърдете. В отворилият се диалог Серия се придвижвате с Tab. В първото поле въведете Стойност на стъпката за нарастване на номерата. Например ако поредицата расте през 1 въведете цифрата 1.
4.В следващото поле въведете крайната Стойност на номерацията.
5.Продължете с Tab до два радио бутона за избор на ред или колона. Ако трябва да се номерират клетките по ред изберете радио бутон редове, по колона изберете радио бутон колони. Оставете радио бутона линейна и потвърдете OK.
6.Номерацията ще се въведе автоматично в клетките.

Форматиране
Първо трябва да изберете, да селектирате клетките за форматиране. След това с бърз клавиш CTRL + 1 отворете диалоговият прозорец за форматиране. Първият таб е Число. Натискайки един Tab попадате на поле Категории. В него се съдържа списък с възможни типове данни. Със стрелка надолу се избира вида на данните. По подразбиране е избрана Общи. В този вид клетките приемат както цифрови така и текстови данни. За аритметични функции данните е необходимо да се показват като числа със знаци след десетичната запетая, за пресмятане изберете категорията число. Следващият tab определя броят на знаците след десетичната запетая. В една таблица може да се зададат различни категории за данните в отделните клетки.
Със Ctrl + Tab се преминава в следващата страница за форматиране Подравняване, която обхождате с Tab и съдържа следните полета: хоризонтално подравняване и вертикално подравняване. В тях има списъци от типа ComboBox, от които може да изберете как да се разположат данните в клетката, например в ляво,дясно, центрирано, долу и така нататък. Следват три Check Box, които дават възможност за: 1.въвеждане на текст на повече редове, 2.свиване на данните за да се поберат в границите на клетката и 3.обединяване на клетки. Следва поле от което може да се завърти текста по определен градус и да заеме вертикално разположение в клетката. Ще разгледаме по-подробно обединяване на клетки. Следвайте стъпките: Първо, определете клетките за обединяване, като ги маркирате. Отворете диалога за формат на клетка с Ctrl+1. Със Ctrl+Tab, преминете на Подравняване Tab. Намерете с tab CheckBox Обединяване на клетки и дайте със Space отметка. Потвърдете с Enter. Посочените клетки ще се слеят в една и когато се фокусирате върху нея, ще чувате въведените данни , Merge Cells и адресите на обединените клетки. Изобщо щом чуете Merge Cells, това означава че клетката върху която се намирате е слята с други клетки. Merge означава сливам се. Ако поставите отметка на другият CheckBox Текст на повече редове, въвеждайки по-голям текст той ще премине автоматично на редове без да излиза от границата на клетката. Ако дадете отметка на CheckBox Свий за да се побере, набраният текст ще се намали за да се побере в границите на клетката.

Граници
Маркирате клетките. Отваряте диалоговият прозорец със Ctrl+1. Със Ctrl+Tab, отивате на Граница Tab. С първият Tab попадате на списък със стилове за линия на граница, със стрелките избирате радио бутоните за дебелина и вид на линията. Следващите табове водят до Check Box полета, където с клавиша интервал се задава позицията на границата, от ляво, от дясно, от горе, от долу. Давате отметки там където желаете да има видима граница. ,Определянето на контура на границите на клетки с данни е важно при отпечатване таблицата на хартиен носител.
Настройка на размера на клетките по редове и колони.
Клетките имат стандартни размери, в които не винаги въведените данни се побират в границите. Съдържанието, макар и по-голямо се вижда и чува когато стъпите върху клетката, но преминавайки в друга изчезва и при отпечатване, няма да е видимо изцяло. В клетки с фиксирани размери, в които е въведена по-голяма информация отколкото клетката може да побере, се появява грешка, в клетката се изписват символите диез. Това налага да се коригират размерите на клетките.
1.Изберете клетките, на които желаете да промените размерите така че да се поберат и да са видими всички въведени данни. Размера на клетките може да се променя както от Ribbon, така и от контекстното меню.
2.Активирайте с Alt Ribbon меню.
3.От Таба Начало дайте стрелка надолу и намерете Клетки Sub меню.
4.Отворете падащият списък със стрелка надясно.
5.Изберете със стрелка надолу формат бутон и потвърдете.
6.Отваря се друг падащ списък с опции. В него се предлага ръчно или автоматично определяне на височина или ширина. Ако имате представа за нужният размер, може да изберете ръчно височина на редове или ширина на колони. Но, по-добре изберете автоматично побиране на съдържанието в клетката. Ако клетките са в ред се увеличава автоматично височината на целият ред, ако клетките са в колона се увеличава ширината на цялата колона.

Създаване на таблица в Excel
Задаването на една област с попълнени данни от голямата електронна таблица на Excel да се счита за таблица, става с бърз клавиш, CTRL+L. Разбира се това може да стане и от Ribbon меню в таба Вмъкване. Въведете еднотипни данни в няколко реда и колони. Под еднотипни данни се има предвид, само текстови или само числови в една и съща колона или ред. Стъпвате върху някоя клетка с въведени данни и активирате опцията за създаване на таблица , от Ribbon меню Вмъкване, или с бърз клавиш Ctrl+L. Отваря се диалогов прозорец. Първото поле от прозореца съобщава границите на зоната, предложени по подразбиране служебно, която Excel ще счита за таблица. Тази граница е очертана от адресите на първата горна, най в ляво попълнена клетка и последната долна, най в дясно клетка с данни. Ако желаете може да промените координатите. С един tab се отива на следващото поле, назовано моят списък съдържа заглавки. Става дума за заглавия на колоните, под които следват данните. Тук има Check Box, който има отметка по подразбиране, оставя се така. Следва бутона OK и като се потвърди списъка е създаден. Вече всеки ред и колона от този сектор ексел ги счита за част от новосъздаденият списък, ане като част от цялата голяма таблица. За да се обособят списъците освен, че трябва да съдържат еднотипни данни, трябва да не граничат с други попълнени клетки. Може да се създаде друг списък в същият лист, но трябва да се остави празна колона или ред между двата списъка. При създаден вече списък попълвайки данни в клетките щом се стигне до последната клетка от последният ред и има нужда от още редове, с всяко натискане на Tab се прибавя нов ред към списъка. Промени в списъка може да се правят чрез контекстното меню. Отваря се с бутона Application и от там се избира да се прибавят или премахнат клетки, редове или колони.
Фиксиране на заглавен ред или колона.
Когато работите с голяма таблица и при разлистване губите ориентация, без да виждате заглавният редили колона , може да направите така, че постоянно да са видими. Това е възможно с функцията фиксиране на заглавен ред или колона видими винаги на екрана.
1.Застанете на втория ред или на втората колона от таблицата.
2.Отворете Ribbon меню и намерете таб Изглед.
3.Потърсете със стрелките под меню Прозорец и във него бутон Фиксирай прозорците, натиснете Enter. 4.От отвореният списък може да избирате: Фиксирай горният ред или Фиксирай първата колона.
5.За премахване на фиксирането след включване, в менюто се появява опцията Освободи прозорците.

Сортиране и Филтриране
Задаване на функциите сортиране или филтриране първоначално задавате от Ribbon меню. Фокусирате се в заглавната клетка от ред или колона, запълнени с еднородни данни, текст или числа.
1.Активирате с Alt Ribbon меню и със стрелка надясно намирате таба „Данни“.
2.Със стрелка надолу търсите подменю Сортиране и филтриране.
3.Отваряте списъка с дясна стрелка. Следват възможните опции. Избирате и потвърждавате. Също така може да намерите функциите Сортиране и филтриране в списъка на контекстното меню. От менюто може да активирате функциите само за една избрана колона. Ако желаете за всяка заглавна колона да имате тази опция, задайте региона с въведените данни като самостоятелна таблица със Shift+L. Застанете в първата клетка от заглавният ред. Натиснете бърз клавиш Ctrl+Shift+L. Тази команда въвежда във всяка заглавна клетка от таблицата с данни, падащо меню от типа ComboBox. Стъпвайки върху заглавната клетка на дадена колона с Alt + стрелка надолу се отваря контекстно меню с опции, от които се активират функциите сортиране и Филтриране.
Сортирането е една практична функция за работа с данни в електронната таблица. Въведените данни могат да се подреждат по възходяща или низходяща градация,ако са текстови, от А до Я или обратно, ако са числови, от най-малката към най-голямата стойност и ли обратно. Преподреждайки данните от колоната Excel размества прилежащите редове с информацията. Сортирането подрежда информацията по зададеният начин, като броят на редовете и колоните остават същите, но се променя поредността на въвеждане на данните. Ако желаете да запазите хронологията трябва да добавите колона с номерация или с дата и час на въвеждане на данните.
Филтриране Друга важна функция при създадена таблица на Excel е филтриране. Въвеждането на филтър дава възможност да се покажат само някои избрани по определен критерий редове от списъка.
Премахване на дублирани записи в таблицата на Excel
1.Фокусирате се в заглавният ред на списъка.
2.Отваряте с клавиша Alt Ribbon менюто, стрелка надясно намирате раздела Данни, от под менюто на раздела потърсете и кликнете върху Инструменти за Данни дайте дясна стрелка.
3.От падащият списък изберете и потвърдете Премахни дубликати.
4.Отваря се диалог Премахване на повторения. Придвижвате се с Tab. Следват бутони Избери всички и Премахни всички, както и Check Box Моите данни имат заглавки. Следва списък на колоните с данни.
5.За да изтриете дублиращи се стойности изберете една или повече колони от следващият списък, чрез отметки с интервалният клавиш и потвърдете OK бутона. По подразбиране всички колони са маркирани.

Аритметични действия и Функции

С електронната таблица на Excel може да се извършват аритметически действия с въведени числови данни в поредица от клетки, по редове и колони. В крайната празна клетка от поредицата се въвежда формула или готова функция. Режима за набиране на формула започва със знак равно. Щом запишем в дадена клетка първо знак равно, се чува Type in Formula press enter, което означава че е включен режима за писане на формула. След това се въвеждат адресите на клетки и аритметичните знаци на алгоритъма. Аритметичните знаци за събиране плюс, за изваждане минус(тире), за умножение(звезда) и за деление(наклонена черта) се набират от цифровата клавиатура. Като се премине с Enter или със стрелките в друга клетка, пресмятането се приключва и на място на формулата се появява резултата. Когато се върнете обратно в клетката с Формулата ще чуете резултата от пресмятането и съобщението Has formula(има формула). Преминавайки върху някоя клетка и чуете освен числото и Has formula, означава, че в нея има заложена формула. Формулата се вижда само в адрес бара, а в клетката е показан резултата. Клавиш F2, отваря полето в клетката с формулата, която може да се види и редактира. Формулите се трият по същият начин, както съдържанието на клетките с Delete или със BackSpace. Помнете винаги за адресите. На практика вършим математическите действия посредством адресът на клетките, а не с текущото число, което е записано там. Така, ако впоследствие стойностите в клетките се променят , резултата също се променя. Относително и абсолютно адресиране. За да разберете по-лесно процеса на пресмятане с относително адресиране, попълнете в таблица числови данни.
1. Попълнете числа в клетки от три последователни реда, например в a2 и в B2, в a3 и в B3, в a4 и в B4.
2. В клетка C2 въведете следната формула, първо знак равно адреса на клетка a2 знак умножение адрес на клетка b2 (=a2*b2) и приключете пресмятането с Enter. Фокуса се премества надолу, Със стрелка обратно ще чуете резултата. 3.Ако искате да продължите да пресмятате със същата формула без да я въвеждате наново, копирайте съдържанието от c2.
4.Маркирайте клетките c 3 и c4 от колона C и пействайте. В тях ще се покажат резултатите пресметнати по същата формула.
Реално се копира само формулата, а не числовият резултат. Така, ако напишем формулата само на една клетка от първия ред(колкото и да е сложна), можем да я копираме за секунди на всичките клетки от съответната колона на таблицата и да получим резултатите от въведените числа. Това се нарича относително адресиране. Абсолютното адресиране се използва, ако тези резултати трябва да ги отнесем, например да ги умножим по някоя постоянна величина за всеки ред. Тогава в една клетка извън редовете с въведените данни, (например G1) пишем постоянната величина. Във формулата в която ще участва постоянната величина , към двата знака от адреса на клетката се добавя символа $ (долар). Това се налага, защото адреса на клетката включва ред и колона. запишем $G$1 във формула, то при копиране по хоризонтала или вертикала този адрес винаги е (долар)$G (долар)$1.
Пример: въведете в три последователни реда цифри в по няколко клетки. Запишете в друга клетка извън сектора с попълнените клетки, текущият курс на еврото. Сега да изчислим сумите от клетките, като всяка сума умножим по курса за деня. В крайните десни клетки от поредица с данни, въведете формула за събиране на числата, като добавите след скобите знака за умножение и адреса на клетката с постоянната величина, на който е присвоен символа $ долар). . Така всички Получени сборове, ще се умножат с постоянната величина съдържаща се в клетката със символа на долар. Ако искате да изчислите процент за всички сборове, въведете в отделна клетка размера и символа за процент. В крайните клетки от поредицата, записвате формулата за сумиране, след скобите знака за умножение и адреса на клетката със стойността и символа за процент. Когато се въвеждат числа и формули, добре е да се ползва малката цифрова клавиатура, особено за аритметичните действия. бърз клавиш Alt + знак равно включва режим за автоматично сумиране на клетки. След въвеждане в празна клетка в края на поредица с числови данни, програмата автоматично предлага формулата за събиране, като включва адресите на клетките с числа. Ако приемате предложеното решение, натиснете Enter за изпълнение.
Функции. За пресмятане потребителя може да въведе готови алгоритми, функции. За въвеждане на готови формули ползвайте опцията Функции, която ще намерите от падащият списък на меню Вмъкване (Insert). Например да въведем функцията за сумиране на поредица от числа, попълнени в низ от клетки. Първо, форматирайте клетките като зададете категория за данните, число. Въведете във форматираните клетки някакви числа. Фокусирайте се в следващата празна клетка, в която искате да се покаже сбора. Активирайте с Alt бутона menu Бар File. Надясно намерете меню Insert, Вмъкване. Със стрелка надолу потърсете Функции и дайте Enter. Ще се отвори диалог за Вмъкване на функция. С няколко Tab ще намерите List Box, списък с готови функции. Изберете със стрелка функцията SUM и натиснете Enter. Отваря се друг диалогов прозорец, наречен Аргументи за функцията, в нашият случай SUM. Тук има edit полета , чийто брой зависи от функцията. В първото поле Number1, служебно са попълнени адресите от първата до крайната клетка на сектора с данни, които програмата ви предлага за сумиране . За да потвърдите този избор натиснете Enter. Ако не ви харесва може да промените предложеният диапазон от клетки, като премахнете или добавите други. С Tab попадате на следващо поле Number2, където може да добавите друг адрес на клетка извън посоченият диапазон за сумиране. Когато сте готови, натиснете Enter. Диалоговият прозорец се затваря и фокуса се връща в клетката с резултата от сумирането. Забележка: диапазона от поредни клетки за сумиране, прилежащи на един и същ ред, се изписва само с първата и последната клетка поставени в скоби, със знака двуеточие между тях. Сумата от клетки в една и съща колона се задава по същият начин с първата и последната със знака многоточие между тях. Тази функция може да се зададе ръчно без менюто. Първо се записва знак равенство, след това SUM и в скоби адресите на първата и последната клетка, между тях знака двуеточие.

Диаграма
Въведените данни в електронната таблица на Excel, могат да се представят във графичен вид. За да се създаде диаграма, първо трябва да има данни с определена зависимост в клетки на няколко реда и колони. Примерно, попълнете в първата колона поредица от години, а в съответните клетки на втората, стойностите на някакъв доход. Задачата на графиката ще бъде, да покаже нагледно промяната на дохода през годините. Застанете в първата клетка с данни. Активирайте с Alt бутон Ribbon меню. Надясно потърсете Tab Вмъкване. Със стрелка надолу намерете под меню Диаграма, надясно следва бутон Диаграма. Със клавиша Space се отваря списък с типове графични диаграми. Списъка съдържа типове графики: колонна,линейна, стъпаловидна, кръгова със сектори и други. Придвижвате се със стрелка надолу и потвърдете избора с Enter. Диаграмата застава върху работният лист. С Escape отново се връщате в таблицата. Диаграмата може да се копира и премести в друг работен лист. Преди това трябва да се маркира.
1. F5 отваря диалога Отиди на.
2.С Tab намирате Специални и потвърждавате.
3.От списък избирате диаграма давате OK. Диаграмата е маркирана и с копиране може да я поставите в друг работен лист.

Бързи клавиши в Excel.

CTRL + плюс(+) – показва диалоговият прозорец за вмъкване на клетки;
CTRL + минус(-) – показва диалоговият прозорец за изтриване на клетки.
Insert+ C –казва адреса на фокусираната клетка.
Ctrl+Page Up и Ctrl+Page Down – движат между работните листи.
F2 – отваря клетката за редактиране на съдържанието.
Ctrl+D – копира съседна клетка под нея в колона.
Ctrl+R – копира съседна клетка в дясно по реда.
F5 –отваря диалог Отиди на.
CTRL + 1 отваря диалогов прозорец за форматиране на клетки.
CTRL+ SHIFT + ~ - прилага общ формат.
CTRL+SHIFT+ !(удивителен) –прилага числов формат.
CTRL+SHIFT+&(амперсант) - поставя външни граници на избраните клетки.
CTRL+SHIFT +_(долна черта) - премахва външните граници на избраните клетки;

Изготвил: Христо Шипанов

Изтегли от тук

За контакти: 9009 гр.Варна ул."Петко Стайнов"3 Културен Дом на Слепите
Web master: Христо Шипанов - GSM: 0882/211 153; e-mail: bezbarieri1@gmail.com